Спасибо, но на практике все не так просто. Полтора года назад, начиная работу с авторитетными записями, мы изучили инструкции ИРБИС, ознакомились с опытом создания различных авторитетных файлов и, наконец, составили алгоритм заполнения обязательных полей, близкий к указанному ХОНМБ.
Напомню, что использование авторитетных записей служит основой единообразия и устранения разночтений в написании имени лица при каталогизации документов под авторством ученых университета (в нашем случае) и создания их персоналий. Кроме того, предполагается также экономия времени и трудозатрат.
Приступив к работе, мы вскоре столкнулись с технологической проблемой, разрешения которой на глобальном уровне не нашли. Поэтому пришлось принимать методическое решение на уровне библиотеки.
Вот почему хотелось бы знать, как с этой проблемой справляются другие библиотеки, что особенно важно с учетом перспективы создания единой (корпоративной) базы персоналий ученых-медиков Украины.
Теперь подробнее о том, что я называю «технологической проблемой».
Собственно говоря, заполнение полей/подполей авторитетной записи не представляет никакой трудности. Сложность состоит скорее в ВЫБОРЕ полей 410/510/710, т.к. они, хотя и совпадают по набору подполей, все же имеют существенные различия в назначении и последующем использовании. Поэтому в данном случае другие поля мы не рассматриваем.
Итак, поле 410: Ссылки СМ. (вариантные (другие) формы имени лица). Обратим внимание, что при использовании запись имеет подзаголовок НЕПРИНЯТЫЕ формы имени лица.
Поле 510: Ссылки типа СМ. ТАКЖЕ (связанные принятые формы лица).
Поле 710: Связанные принятые формы лица на других языках.
Мы приняли решение, что изначально авторитетная запись будет иметь украиноязычный вариант (поле 210), а все вариантные формы на других языках (русский/английский и др.) отражаются в поле 710. Однако по технологии ИРБИС использование поля 710 предполагает формирование отдельной авторитетной записи в соответствии с введенными данными.
Например, я создаю запись на имя Лісовий Володимир Миколайович, уролог, професор, 1956 и соответствующим образом заполняю поле 210. Затем перехожу к полю 710 и вношу эти же сведения на другом (русском) языке Лесовой Владимир Николаевич, уролог, профессор, 1956. Сохраняю запись и получаю две параллельных взаимосвязанных записи на ФИО Лісовий В.М. и Лесовой В.Н. (см. Рис.1). Однако, с течением времени, возникает необходимость дополнить запись новыми сведениями об авторе (например, Ректор ХНМУ) и при внесении этих данных в поле 710 формируется еще одна (вторая) запись на ФИО Лесовой В.Н. (см. Рис.2). По опыту скажу, что последующее редактирование поля 710 и сохранение записи вновь формирует отдельную запись на имя лица и т.д.
Получается, что у одного и того же автора имеется несколько самостоятельных записей различной степени полноты на каждом языке. Это неоправданно увеличивает объем словаря индивидуальных авторов и весьма затрудняет процесс каталогизации (см. Рис.3). Именно в этом и состоит «технологическая проблема». Какие решения можно принять в данной ситуации?
1. Игнорировать проблему – не конструктивно!
2. Редактировать основную авторитетную запись и удалять отдельные дублетные записи, оставляя последнюю наиболее полную – не дает положительного результата. Сам по себе процесс трудоемкий, требующий внимания и точности + большое количество удаленных записей и регулярное обновление словаря.
3. Заполнять в поле 710 только подполя, отражающие ФИО – на первый взгляд хорошая идея, ведь именно при редактировании дополнительных данных происходит дублирование. Но мы приняли решение, что поля 210 и 710 должны быть идентичными по заполнению, т.е. кроме ФИО сдержать и другие данные об авторе: идентифицирующие признаки, даты.
4. Не использовать поле 710 – именно это решение оказалось для нас наиболее приемлемым. Для внесения всех возможных вариантов имени лица, в том числе и на других языках, мы решили использовать поле 410, что потребовало изменения его некоторых опций. При этом отдельная запись на имя лица НЕ СОЗДАЕТСЯ (в отличие от поля 710) и все многоязычные разночтения ФИО отражаются в одной единственной записи с возможностью поиска на всех указанных языках. При каталогизации с использованием авторитетного файла открывается единая запись имени лица, и библиограф имеет возможность увидеть ВСЕ формы и выбрать необходимую, а последующее редактирования данных не представляет никаких сложностей.
5. Имеются другие решения?
Додано (15.09.2010, 15:42)
---------------------------------------------
Дополнение к предыдцщей записи.
В качестве одного из решений можно предложить также изменение функций поля 710 с отключением опции создания отдельной авторитетной записи на имя лица.